O systemie PEFC
PEFC jest międzynarodowym systemem certyfikacji gospodarki leśnej i łańcucha dostaw produktów leśnych. W praktyce dla przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych najczęściej istotna jest certyfikacja PEFC Chain of Custody, czyli system pozwalający kontrolować pochodzenie drewna, papieru, biomasy drzewnej i produktów pochodnych w całym łańcuchu. PEFC może być wymagany przez odbiorców publicznych, korporacyjnych, producentów opakowań, drukarnie, firmy meblowe oraz podmioty pracujące z biomasą drzewną. Tak jak FSC, PEFC nie powinien być mylony z certyfikacją RED III, ale może stanowić ważny dowód odpowiedzialnego pochodzenia surowca leśnego.
System PEFC jest szczególnie ważny dla takich organizacji jak firm wykorzystujących drewno, papier, opakowania, pellet, biomasę drzewną, wyroby tartaczne i produkty pochodzenia leśnego, które chcą potwierdzić odpowiedzialne pochodzenie materiału i stosować claimy PEFC wobec odbiorców. Wdrożenie powinno być dopasowane do roli firmy w łańcuchu dostaw, ponieważ inne dowody będą wymagane od producenta, inne od tradera bez magazynu, a inne od zakładu, który fizycznie przetwarza surowiec.
Wymagania systemu PEFC
Wymagania PEFC dotyczą kontroli materiałów wejściowych, statusu dostawców, dokumentacji zakupowej, przypisywania claimów, prowadzenia rejestrów, nadzoru nad sprzedażą, outsourcingiem i szkoleniem pracowników. Firma musi zdefiniować grupy produktów, sposób rozdzielenia materiału certyfikowanego i niecertyfikowanego, metodę procentową lub fizyczną separację oraz zasady wystawiania dokumentów sprzedażowych. Duże znaczenie ma due diligence i ocena ryzyka pochodzenia materiału, szczególnie tam, gdzie firma kupuje drewno lub produkty leśne z różnych źródeł i krajów. Audytor sprawdza nie tylko procedurę, ale również realne dokumenty dostaw i sprzedaży.
Jak wdrożyć PEFC z nami
Wdrożenie PEFC zaczynamy od mapowania strumieni materiałowych i określenia, które produkty mają być sprzedawane z claimem PEFC. Przygotowujemy procedurę chain of custody, rejestr dostawców, rejestr materiałów, instrukcję przyjęcia i sprzedaży, zasady claimów, szkolenie pracowników oraz audyt wewnętrzny. Dla firm posiadających już FSC pomagamy opracować wspólną logikę operacyjną, ale oddzielne wymagania dokumentacyjne, ponieważ podobieństwo systemów nie oznacza identycznych zasad. Dla firm z sektora biomasy pomagamy dodatkowo wskazać, które wymagania wynikają z PEFC, a które z certyfikacji RED III lub systemów takich jak SURE, SBP, KZR INiG czy ISCC.
Jak wygląda certyfikacja PEFC
Certyfikacja PEFC odbywa się przez jednostkę certyfikującą. Przed audytem warto przygotować komplet przykładów: zakup materiału PEFC, przyjęcie, produkcję lub sprzedaż, dokument z claimem, rejestr bilansu lub separacji oraz potwierdzenie statusu dostawcy. Po certyfikacji firma musi utrzymywać system w codziennej pracy, ponieważ błędy w fakturach lub nieaktualny certyfikat dostawcy mogą być źródłem niezgodności. Pomagamy przygotować firmę do pierwszego audytu, zintegrować PEFC z FSC oraz uporządkować dokumenty przy recertyfikacji.
Dokumenty i dane, które porządkujemy przed audytem PEFC
Przed audytem PEFC porządkujemy dokumenty tak, aby audytor mógł prześledzić logiczny ciąg dowodów. Obejmuje to umowy, faktury, dokumenty transportowe, potwierdzenia przyjęcia i wydania, certyfikaty dostawców, deklaracje zrównoważonego rozwoju, rejestry magazynowe, dane produkcyjne, kalkulacje emisji, bilans masy, szkolenia, audyt wewnętrzny, przegląd zarządzania oraz działania korygujące. W praktyce najważniejsza jest spójność: ta sama masa, ten sam materiał, ten sam status certyfikacji i ta sama data muszą być możliwe do obrony w różnych dokumentach.
Najczęstsze ryzyka i błędy w systemie PEFC
Najczęstsze problemy to zbyt ogólny zakres certyfikacji, brak kontroli ważności certyfikatów dostawców, niepełne deklaracje, brak dowodu pochodzenia odpadu, błędne współczynniki konwersji, sprzedaż większej ilości certyfikowanej niż dostępna w bilansie, użycie niepoprawnego claimu, brak szkolenia pracowników oraz rozbieżność między arkuszem bilansu masy a dokumentami handlowymi. Wdrożenie powinno usuwać te ryzyka przed audytem, a nie dopiero po otrzymaniu niezgodności.
Dlaczego warto przygotować PEFC z zewnętrznym wsparciem
Zewnętrzne wsparcie skraca czas przygotowania, ponieważ pozwala od razu ustalić, które wymagania są istotne dla konkretnej firmy, a które nie mają zastosowania. Nie tworzymy dokumentacji oderwanej od procesu. Budujemy system na podstawie faktycznego modelu działalności, realnych dokumentów i wymagań odbiorców. Dzięki temu firma otrzymuje praktyczne narzędzia: plik bilansu, wzory dokumentów, listę wymaganych dowodów, instrukcję dla pracowników i jasną ścieżkę przygotowania do audytu.
